Decir que el futuro del Contact Center pasa por la inteligencia artificial, no es ninguna novedad. Sin embargo, ¿sabes a qué se refiere?, ¿cuáles son los tres principales problemas a los que se enfrentan?, ¿cómo se adaptará el modelo de negocio del CC con la IA?, ¿de qué manera se verán beneficiados los centros autónomos de esta tecnología? Si estás planteándote darle un impulso a tu servicio de atención al cliente y de call center, contratar uno nuevo, o simplemente te dedicas a ello, creo que este post te puede ayudar. Vamos a por ello. 

Los Contact Center siempre se han considerado un centro de costos y una fuente de frustración, tanto para las empresas como para los clientes. Aunque las empresas han utilizado BPO para reducir el costo de funcionamiento de un Contact Center, estos no han resuelto los problemas fundamentales.  

Para que los Contact Center prosperen, las organizaciones deben resolver estos problemas. Pero, ¿cómo pueden hacer esto los Contact Center y los líderes de servicio al cliente? La respuesta está en la inteligencia artificial y la introducción de un centro de contacto autónomo. 

Los 3 problemas fundamentales de un Contact Center.

A pesar de la subcontratación y los intentos de automatización, los Contact Center se han enfrentado históricamente a tres problemas importantes que aún persisten en la actualidad: 

#1. Dificultad en pronosticar la oferta y la demanda. 

Incluso con el CRM mejor que puedas manejar, es difícil para los Contact Center predecir con precisión los volúmenes de llamadas y tener siempre la cantidad perfecta de agentes en el personal para satisfacer la demanda. Los centros de contacto terminan con demasiados o muy pocos agentes, lo que genera costos más altos o tiempos de espera prolongados y experiencias deficientes para los clientes. 

#2. Altas tasas de rotación. 

El problema anterior se ve agravado por el hecho de que los agentes no permanecen en los Contact Center por mucho tiempo. Los centros de llamadas suelen tener una tasa de rotación promedio del 30% al 45%. Algunos, incluso tienen tasas de rotación de tres dígitos.  

La rotación es tan alta porque la mayoría de los agentes prefieren un trabajo menos aburrido, es decir, cuando los agentes atienden demasiadas llamadas de manera repetitiva, de nivel 1 (muy básicas), estas pueden provocarles agotamiento. Ese agotamiento un día y otro, acaba implicando cambio de trabajo. 

#3. Mala experiencia de cliente. 

Cuanto más repetitivas sean las tareas, más difícil será para los agentes mantenerse concentrados y comprometidos. Como resultado, su calidad de trabajo y la experiencia del cliente se ven perjudicadas. 

Si tu negocio tiene que ver con la atención al cliente, o tu marca trabaja habitualmente con este tipo de servicios, te habrás sentido identificado con cada punto que te acabo de comentar. Sin embargo, hay buenas noticias. No hay porqué resignarse a estos problemas, ya que la inteligencia artificial tiene mucho que decir al respecto. Te lo cuento. 

En qué puede ayudar la Inteligencia Artificial para crear un nuevo modelo de Contact Center.

Uno de los primeros puntos que se buscó trabajar con la IA fue el eliminar todas esas tareas repetitivas que tanto daño hacían a los centros de llamadas de los Contact Center. A través de bots fundamentados en inteligencia artificial, se lograría atender a los usuarios en fases de llamada “tipo 1”. Esta automatización orientada al servicio al cliente, sin embargo, no siempre ha tenido éxito, ya que, a cambio, ha frustrado en algunos casos a los clientes. El teléfono, en particular, ha sido difícil de automatizar porque requiere inteligencia artificial para procesar el contexto de la llamada de un cliente, comprender con precisión la solicitud y responder rápidamente. 

Las empresas que han intentado desarrollar la IA de voz internamente, rara vez han logrado poner la tecnología en producción o procesar miles de llamadas con la IA. Por otro lado, las empresas que no han creado una solución personalizada han recurrido a los IVR (Respuesta de Voz Interactiva). Debido a que los IVR utilizan modelos de IA primitivos o reconocimiento fonético, requieren que los clientes aprendan su idioma, es decir, los clientes tienen que decir números, frases específicas o palabras clave que reconoce el IVR. Cuando los IVR no logran entender el problema, los clientes pasan a un agente y tienen que repetir el problema. Esto conduce a una mayor frustración. 

Sin embargo, existe otro tipo de inteligencia más avanzada, es la de los Contact Center autónomos, quienes proporcionan una forma más eficaz de aprovechar la tecnología de inteligencia artificial para el servicio al cliente. Estos, utilizan el poder de la inteligencia artificial de voz, actúan como la primera línea de defensa al resolver problemas de servicio al cliente de nivel 1, sin sobrecargar a los agentes con llamadas repetitivas y de alto volumen, ni mantener a los clientes en espera. 

Pero también ayudan a los agentes en llamadas más avanzadas, a través de, por ejemplo, la generación dinámica de argumentarios. Gracias a estos, el personal del contact center dispone además de una base de datos totalmente segmentada que le sirve para dirigir mejor las campañas y los argumentarios, y a través de un sistema de marcadores predictivos agilizar la toma de contacto.

Otro aspecto fundamental, radica en lo relacionado con la experiencia de cliente, ya que a través de la inteligencia artificial, desde el momento en el que se está desempeñando la llamada, el sowtware de inteligencia, está realizando un análisis exhaustivo, el cual repercute en una mejora posterior del servicio y de experiencia de cliente.

Y por último, todo lo relacionado con el conocimiento del cliente, en donde la IA permite extraer toda la información que tengamos en el CRM, analizarla y ayudarnos a comprender qué quieren estos en función de sus características demográficas, geográficas, sociográficas, e incluso psicográficas, ofreciéndonos esa información en el momento de realizar la llamada.

También brindan a los clientes soporte omnicanal de múltiples experiencias a través de voz, SMS, dispositivos móviles y otros canales. Cuando la IA no puede resolver un problema, se escala a un agente y se comparte un resumen de la interacción con el agente virtual. Los clientes no tienen que repetirse, y el agente puede saltar directamente a resolver el problema. 

De este modo, los contact center autónomos resuelven los 3 problemas fundamentales de los que he hablado anteriormente, de la siguiente manera: 

#1. Los problemas de nivel 1 se resuelven de inmediato. 

En este tipo de tareas repetitivas y predecibles, es en donde las máquinas mejor se comportan. Por ejemplo, buscar el estado de un envío, encontrar la ubicación de una sucursal cercana al cliente o informar sobre el estado de su suscripción, son algunas de las tareas que puedes eliminar por completo a tu equipo de agentes, gracias a la IA. De este modo, los agentes pueden dedicarse a resolver problemas más complejos. 

#2. El número de agentes se ajusta a la previsión de demanda de llamadas. 

La inteligencia artificial permite predecir los picos de llamada, pero lo que es mejor, al disponer de un filtrado automatizado de agentes virtuales, hace que el traspaso real a agentes, por ser consultas realmente fuera de lo común, se reduzcan, disponiendo el Contact Center de los agentes adecuados para no mantener en la espera a las llamadas entrantes. 

#3. Mayor satisfacción del cliente. 

A cualquier persona le da igual si le ayuda una máquina o una persona, siempre y cuando no tenga que esperar en obtener su solución al problema y este se resuelva lo más rápido posible. Con este sistema, cada llamada es respondida inmediatamente por la IA, y las llamadas son más rápidas y eficientes. Cuando se habla con una máquina, no hay charla. Los clientes tampoco tienen que esperar mientras los agentes ingresan información manualmente o navegan entre múltiples sistemas. Al conectarse a los CRM y al software del centro de contacto, la tecnología de inteligencia artificial encuentra y actualiza información al instante. También genera automáticamente notas de resumen para obtener información más detallada sobre las llamadas que ha atendido, reduciendo considerablemente la entrada de datos de forma manual a través de los agentes. 

Como ves, la IA da un salto importante en la gestión y satisfacción en la atención al cliente. Seguro que te preguntarás, cómo empezar a ponerlo en marcha. Para ello, debes de tener bien claros cada uno de estos puntos: 

• Identifica un caso de uso para la automatización. 
• Determina qué sistemas deben integrarse. 
• Asegúrate de que los datos estén actualizados y sean precisos. 
• Implementa uno de los casos de uso y determina su valor desde el punto de vista comercial. 

En artyco llevamos más de dos décadas trabajando por ofrecer una excelencia en la atención al cliente omnicanal, a través de un Contact Center propio con agentes especializados y con un nivel de rotación mínimo. La tecnología ha sido siempre nuestro buque insignia y a través de la cual hemos confiado el servicio a nuestros clientes, llegando a trabajar para muchas de las principales marcas al nivel internacional, como Mercedes-Benz, SEUR, LG Spain, British American Tobacco, Shiseido, Luftansa, Adeslas, Alcatel, McDonalds, Gallina Blanca, Metrovacesa, Fujitsu o el Grupo Fiat. ¿Quieres que te ayudemos con la atención al cliente o impulsemos tus ventas a través de nuestro contact center?