Si lo traduces del inglés, workflow, sencillamente es un flujo de trabajo. Si esto lo llevamos al campo del marketing, que es lo que nos interesa, podríamos decir que es la planificación de una serie de acciones de marketing automatizadas, las cuales se ponen en marcha en función de las características del usuario y su comportamiento con la página web de la empresa. Lo interesante de estos workflows, es que tienen una gran utilidad en el Marketing Automation. ¿Quieres que te cuente de qué manera? Si te quedas leyendo este post, no sólo te voy a explicar eso, sino que además te voy a contar qué estructura deben de tener tus workflows así como 9 flujos para que pienses en ir aplicándolos para tu negocio. ¿Te interesa? Vamos al lío.

Como ya sabes, un workflow lo que te permite es tener perfectamente planificado qué hacer respecto a un usuario/cliente en función de su comportamiento o de sus características, determinando de una manera automatizada, cómo comunicarnos con esa persona, y a través de qué contenidos.

Es importante que sepas que para poder crear un workflow necesitamos tener una aplicación de Marketing Automation. Si todo esto lo hiciéramos nosotros mismos, sin esta aplicación, sería una tarea imposible de realizar, la cual nos ocuparía grandes recursos de tiempo y de personas.

Sin la herramienta de Marketing Automation, el proceso sería similar a este: primero tendrías que disponer de un sistema de medición y analítica web. A continuación, deberías de segmentar a tus usuarios en función de esas variables que has definido previamente para enviarles un comunicado. Una vez has ido lanzando los comunicados, debes de estar pendiente de cuándo esta persona ha reaccionado, para enviarle el siguiente del flujo que has creado previamente, etc, etc… Es decir, un trabajo titánico.

Con una herramienta de Marketing Automation, sólo tienes que dejar definidos los triggers o activadores del envío y automatizar qué se envía en cada uno de los casos que hayas establecido en tu workflow.

Sin embargo, la estructura de un workflow puede variar en función de los objetivos a conseguir, debiendo tener como mínimo estos 2 requisitos comunes:

1. Que haya un contacto inicial entre el usuario y la empresa. Bien a través de una visita a una web, el haber rellenado un formulario, el haber hecho una compra o cualquier otra acción que se te pueda ocurrir.

2. Crear una serie de acciones sucesivas en función de las condiciones previamente definidas. Estas pueden ser vía email, SMS, llamada de teléfono, cadena de emails con contenidos…

Sin embargo, de todos estos canales que se pueden utilizar, probablemente el más usado por su eficacia, sea el email. Este canal, ayuda tremendamente, por ejemplo, en el trabajo de lead nurturing o en la creación de experiencia de adquisición de nuevo usuario, en una aplicación, por poner un ejemplo.

La creación de workflows puede aprovecharse también en estrategias de marketing de contenidos, inbound marketing o redes sociales, sin embargo, en este post quiero centrarme en cómo utilizarlo a través del email marketing, ya que es el más utilizado y con el que vas a encontrar sentido para tu negocio inmediatamente.

Es importante también que sepas que estos flujos de trabajo pueden ayudarte no sólo en la captación de clientes nuevos, sino también para fidelizar y retener clientes.

¿Quieres conocer algunos ejemplos de workflows que funcionan? Aquí te dejo 9.

9 workflows que te pueden ayudar a obtener mejores resultados en tu negocio.

Como supondrás hay muchísimos más. En este post te presento aquellos que pueden ser más significativos para ser usados en tu estrategia de marketing digital a través del canal de email.

#1. Email de bienvenida.

Este es fundamental en toda estrategia de experiencia de adquisición de cliente o usuario. Esta es tan ampliamente utilizada que hoy día cuando rellenamos cualquier formulario o realizamos cualquier compra, inmediatamente pensamos que nos van a enviar un email automático de bienvenida. Y la verdad es que si no lo haces quedas muy mal…

Con este tipo de email, podemos aprovechar para presentarle de una manera mejor nuestros servicios o productos, así como para poner en marcha una estrategia de cross selling en el caso de ser tras una compra por parte del cliente. También, es una buena oportunidad para comenzar una relación con ellos presentando la empresa, y generar un inicio de engagement.

Este es probablemente el workflow de marketing automation más conocido y utilizado por las marcas, tras una transacción, pero también es muy utilizado para conseguir un doble opt-in de validación de un email dirigido a la suscripción a una serie de contenidos por parte del usuario.

Este tipo de workflows son super potentes. Aquí te dejo algunas cifras que he visto por Internet al respecto:

·         Aportan un 320% de ingresos superior a cualquier otro email promocional.

·         Tienen una tasa de transacciones de un 336% superior.

·         Su tasa de aperturas es un 86% mayor que el resto de emails.

·         La tasa de clics aumenta un 196%.

#2. Nurturing.

El nurturing es una técnica utilizada en Inbound Marketing, la cual a través de una comunicación continua en la que ofreces contenidos de valor, invitaciones, o comunicaciones personalizadas, ayudas al lead a recorrer su camino hacia la venta. Este nurturing también se hace para cuando ya ha convertido, ofreciéndole contenidos exclusivos y primicias con el objetivo de retenerle como cliente y convertirle en prescriptor.

Para crear tus workflows asociados a este tipo de estrategias, es fundamental que definas qué variables vas a utilizar para decidir cuándo un lead está en una fase u otra dentro de su customer journey. Si lo tienes definido, podrás ir mandándole emails adecuados a cada fase del journey en el que se encuentra y ayudarle por tanto a avanzar hacia la venta. Un caso típico es ofrecer un webinar, el cual ayude a convencer al lead sobre la autoridad de tu empresa en esa industria, y le haga avanzar hacia esa compra final.

#3. Descarga de contenido.

Este profundiza un poco más en la estrategia de conseguir una experiencia de usuario óptima. Si estás realizando una estrategia de inbound marketing en la cual ofreces descargas de contenido, bien sean eBooks, plantillas, o lo que fuere, el crear un workflow apropiado para enviar un email automático que de las gracias a esta persona por interesarse por tu contenido, así como aprovechar para ofrecerle un segundo paso, incluido en ese workflow, es fundamental para tu estrategia de adquisición de clientes.

Según este estudio de Ad Age, las personas son mucho más propensas a comprar un producto si se comprometen con la marca de antemano, por ejemplo, comunicándote con ellas tras la descarga que ellos te han solicitado.

#4. Workflow de recuperación de carrito de la compra.

Muchas veces nos empeñamos en atraer nuevos clientes a nuestros eCommerces, sin pararnos a analizar cuál es nuestra tasa de conversión a venta en el mismo. Quizás, muchas veces, la solución para conseguir el objetivo de ventas de la tienda online, no sea tanto invertir en acciones para la captación, que son importantes, sino más bien invertir también algo en aumentar la tasa de conversión. ¿Cómo? Entre otras estrategias, con un email automático que se lance al usuario, una vez abandona el carrito de la compra.

Este tipo de envíos pueden estar perfectamente programados e integrados en un workflow específico para ello. En este se suele invitar a recuperar el carrito abandonado, a cambio normalmente de algún incentivo. También lo puedes usar para recuperar a un usuario suscrito, el cual lleva tiempo sin visitar tu página web, por lo tanto, no pienses que está limitado al eCommerce.

Otra oportunidad que se te abre con este tipo de workflows es el poder realizar estrategias de cross selling. Aprovecha dicho email para, en función de las características de tu cliente, ofrecerle productos similares por preferencias. Y por qué no… incluso de mayor precio, poniendo en marcha estrategias de up selling.

#5. Email de reactivación de tus usuarios.

A los usuarios es preciso mimarlos. Si por algún motivo dejamos de hacerlo o pierde interés en lo que le contamos, dejará de visitarnos, y poco a poco se acabará olvidando de nosotros. Esto ocurre con usuarios que han sido leads y que no llegaron a convertir, fans de nuestra página de Facebook, suscriptores de nuestra revista online, clientes que llevan un tiempo sin visitar nuestra página web…

Si hubo un día que se interesaron en nosotros, ¿por qué no lo van a volver a hacer? Lo primero que debemos de hacer es analizar cuáles son las diferentes causas por las que han dejado de interactuar con nosotros, clasificar a estas personas por estas diferentes causas, y enviarles un email integrado en un workflow automático personalizado para esa causa concreta.

#6. Lanzamiento de producto.

Una estrategia bastante acertada es crear un workflow de emails para el lanzamiento de un producto o servicio. En este puedes ir presentando poco a poco tu nuevo producto y crear una cadena automatizada de emails en función de si el usuario lo abre, entra en la página web o interactúa con la marca.

Este tipo de workflows son tremendamente útiles para aumentar la conversión, y muy sencillos de crear a través de tu herramienta de marketing automation.

#7. Email de conversión.

Es similar al email de bienvenida, salvo porque su única misión es confirmar al cliente que su transacción ha sido realizada con éxito.

Estos son básicos en toda estrategia de eCommerce, y la creación de un workflow automatizado es obligado si queremos conseguir una experiencia de cliente adecuada en la tienda online.

En este workflow debemos encadenar una serie de comunicaciones como:

• La confirmación de una correcta realización de la transacción.
• El envío de la factura.
• La confirmación de la entrega.
• El agradecimiento y puesta a disposición del cliente ante cualquier contratiempo.

#8. Workflow de fidelización.

Una de las acciones más habituales que se realizan respecto a fidelización a través de workflows de marketing por email, son las felicitaciones por cumpleaños.

Parece una tontería, pero felicitar a un cliente por su cumpleaños, supone un incremento en el engagement con la marca brutal.

No te quedes sólo con este tipo de acción, y piensa otro tipo de comunicados a tus clientes que puedas automatizar en un workflow y que puedan ayudar a que se sientan más cómodos con tu marca. Por ejemplo, si eres una marca para bebés, ten en cuenta la edad que va teniendo ese bebé y ve felicitándole o enviando a la madre contenidos adecuados a cada etapa del niño.

#9. Email de encuesta de satisfacción.

¿Cómo puedes saber si un cliente está satisfecho? ¿Te gustaría saber cuál es tu NPS? Es decir, qué clientes son promotores, cuáles neutros y cuáles son detractores de la marca.

Esto sólo lo puedes hacer a través de una encuesta, y una gran manera de hacerlo es a través de un workflow de email que te permita automatizar, por ejemplo, a los días de una compra, el envío de una encuesta de satisfacción, la cual te ayude a incorporar más información a tu CRM de clientes, que a su vez te ayude en otro workflow a lanzar comunicaciones específicas en función de su índice de satisfacción o de NPS.

Como has podido observar el workflow es básico si quieres automatizar en marketing. Este, si lo haces de una manera inteligente y con unos objetivos como referencia que justifiquen las acciones previstas en esos workflows, te servirán para tener éxito.

Como comenté al inicio del post, recuerda que para poder realizar todo esto necesitas disponer de una herramienta de Marketing Automation. ¿Estás buscando alguna? En Artyco llevamos años diseñando campañas de email a través de workflows que ayudan a nuestros clientes a conseguir sus objetivos. Bien a través de nuestras herramientas o bien a través de las de nuestros clientes ¿Quieres que te ayudemos?