Data Governance o gobierno de datos es toda aquella gestión que se realiza en referente a la disponibilidad, integridad, usabilidad y seguridad de los datos de una compañía. Puede que no le veas a esta definición un atractivo, sin embargo, el disponer de un Data Governance o no tenerlo, puede ser la clave para que tu estrategia data-driven sea eficaz o no. Ahora te empieza a interesar un poco más, ¿verdad? En este post intentaré contarte de manera sencilla qué es y cómo puede ayudarte en ese objetivo relacionado con los datos que te acabas de marcar en tu empresa. Vamos a allá.

Recuerdo hace ya muchos años cuando en una de las empresas para la que trabajaba, me encargaron liderar el diseño de un sistema de información de marketing, con el objetivo de poder tener una amplia base de datos de contactos, clientes y potenciales, así como de qué manera y sobre quiénes de ellos se habían lanzado comunicaciones, y cómo habían respondido ante las mismas. Algo muy sencillo.

Fue un proyecto ilusionante porque fue realizado a medida, y la verdad es que quedó tal y como necesitábamos. Esta, era una herramienta que iba a poder utilizar toda la compañía, y a través de la cual se iban a poder sacar muchas ventajas. Sin embargo, al pasar las semanas de uso, llegaron los problemas.

Algunas personas introducían nuevos contactos en mayúsculas, otros en minúsculas. Algunas personas tenían la costumbre de poner las direcciones de una manera, muy diferentes a la de otros, sin tener en cuenta que el descuido de unos, hacía que algunos contactos se encontraran con la mitad de los campos sin rellenar.

En definitiva, todos los empleados tenían la misma autoridad para editar, eliminar, sacar datos e informes… pero cada uno a su manera. Esto provocó serios problemas de duplicidades, registros erróneos y un largo etcétera.

Esto fue hace ya muchos años, imagínate lo que sería hoy día con los riesgos existentes relacionados con la seguridad de los datos, la GDPR y otras muchas cosas más. Sería un caos total y un problema para la empresa.

El gobierno de datos incide precisamente en esto: determinar un procedimiento y unas medidas básicas de actuación respecto a los datos. En función del tamaño de la empresa, el negocio y la cantidad de datos, este lógicamente, será más o menos complejo.

Normalmente, toda persona o grupo que tenga algún tipo de interés en cómo se crean los datos, cómo se recogen, procesan, manipulan, almacenan y se ponen a disposición para su uso, acaba delegando la autoridad de ello al personal de IT. Sin embargo, estas decisiones deben ser tomadas por grupos de interés y en función de un proceso previamente acordado.

Podríamos decir que el Data Governance tiene la siguiente misión:

• Crear, reunir y alinear las reglas.
• Resolver problemas.
• Monitorizar y hacer cumplir las reglas mientras se proporciona un apoyo constante a los interesados en los datos.

Ahora que ya tienes claro qué es el Data Governance, ¿quieres saber si es necesario en tu negocio? Vamos a verlo…

Cuándo es necesario poner en marcha el Gobierno de Datos.

Antes de poner en marcha un Data Governance, debes saber que el proyecto debe de estar fuertemente apoyado por las personas que lideran la compañía, involucrando en el mismo, a todos aquellos que tendrán que ver con los datos y que los vayan a utilizar, así como todas las personas interesadas en ellos.

Disponiendo de ese escenario, sólo te queda comprobar si se cumple alguna de estas situaciones. Si es así, es que necesitas poner en marcha el gobierno de datos.

• Tu empresa cada vez es más grande o está recogiendo más y más datos. A consecuencia de ello, ves que la gestión tradicional no es capaz de hacer frente a actividades multifuncionales relacionadas con los datos.
• Los sistemas de datos de la organización se han vuelto tan complicados que con la gestión tradicional no es posible hacer frente a actividades multifuncionales relacionadas con los datos.
• Los arquitectos de datos de la organización u otros grupos necesitan el apoyo de un programa multifuncional que tenga la visión acerca de las preocupaciones y preferencias de datos de toda la empresa.
• Las regulaciones, normas, cumplimientos o requerimientos contractuales exigen un data governance más formal del que actualmente tienes.

No sé si estos ejemplos pueden ayudarte a saber si necesitas o no un gobierno de datos. Aquí te pongo otros más del día a día. Seguro que te has encontrado en alguna de estas situaciones en alguna ocasión:

• Comités que, a la hora de la toma de decisiones, pasan a convertirse en foros de defensa del dato propio.
• Informes que, en apariencia, usan el mismo dato, pero presentan sin embargo resultados diferentes (gran pérdida de tiempo en cuadres de información).
• Usuarios que pierden enormes cantidades de tiempo en buscar el dato que necesitan.
• Un data scientist deja la compañía y nadie sabe cómo funciona su modelo.
• Los científicos pasan más tiempo limpiando datos que diseñando modelos.
• Un DataMart tarda meses en estar disponible para unos usuarios que lo necesitaban con urgencia.
• Distintos data-labs de unidades de negocio diferentes construyen modelos con idéntico objetivo pero distinto grado de predictibilidad, con una evidente pérdida de eficiencia.
• Un excelente modelo no es “comprado” por los usuarios de negocio.
• Un excelente cuadro de mando no es usado por nadie.
• Data Lakes que, como si fueran masa de levadura, crecen exponencialmente sin que nadie se atreva a eliminar información “por si acaso”.

Seguro que ahora lo tienes mucho más claro, ¿verdad? En todos estos casos, el gobierno del dato es imprescindible, ya que te ayudará a tener una serie de procesos y controles que eviten todas estas situaciones.

Sin embargo, es evidente que no todos los datos deben tener el mismo nivel de gobierno. No debes utilizar el mismo proceso en el gobierno de un dato que es clave para tu negocio, que para otro que es meramente exploratorio.

Por tanto, debes de analizar la importancia de los datos para tu empresa, si surgen situaciones como las que te he expuesto, y qué niveles de gobierno necesitas.

La siguiente pregunta que probablemente te estés haciendo ahora es, ¿quién debería liderar este gobierno del dato? O ¿en qué estructura debería de estar ubicado este proyecto?

El Data Governance no tiene una localización exacta, esta puede variar en función del tipo de empresa y de negocio. Lo normal es que esté integrado dentro de operaciones o del departamento de IT. También pueden liderarlo departamentos en los que su estructura organizativa disponga de un rol muy enfocado a la gestión de los datos. Tú decides.

Eso sí, una vez se decida un liderazgo al respecto, lo más importante es que exista el apoyo suficiente por parte de la alta dirección de la compañía, así como el soporte de todos los departamentos y personas implicadas e interesadas en los datos.

Los principios del Gobierno de Datos.

Según Gartner, la mayoría de los procesos de transformación digital encallan por la infravaloración de la relevancia del gobierno del dato.

Es este el que debe eliminar las fronteras para que una cultura del dato cooperativa, abierta, transparente y ética impregne toda la organización, con un objetivo común, que sería convertir el dato en el activo estratégico para competir con éxito en un mercado que cambia demasiado rápido como para perdonar errores estructurales de nacimiento.

El Data Governance tiene unos principios que ayudan a las empresas que de verdad quieren sacar provecho de los datos, a poder realizarlo de una manera exitosa, resolviendo conflictos relacionados con los datos y obtener modelos y construcción de análisis más eficaces. Son estos:

1. Integridad. El dato debe ser exacto, estar completo, homogéneo, sólido y coherente, en definitiva, íntegro para poder trabajar con seguridad sobre ellos.
2. Transparencia. Debe de estar todo el procedimiento accesible y expuesto de una manera clara para todos los integrantes interesados en los datos de la organización, así como todas las decisiones introducidas al respecto durante el gobierno.
3. Auditabilidad. Todas las decisiones, procesos, controles, deben de ir acompañados de la documentación pertinente que permita a las auditorías tener un fácil acceso y entendimiento.
4. Responsabilidad. Es importante determinar quiénes son los responsables en cada proceso, control y toma de decisiones en lo referente a los datos de la empresa.
5. Gestión. Se debe de nombrar quiénes son los diferentes responsables en la gestión de los datos, y sus contribuciones de manera individual.
6. Control y balance. Debe quedar muy bien especificado cómo se va a controlar todo el movimiento de datos y el balance entre quien genera datos y los introduce, y quien los extrae y saca informes, por poner un ejemplo.
7. Estandarización. El Data Governance introducirá y dará soporte a la estandarización de datos de la empresa.
8. Gestión del cambio. Soportará actividades proactivas y reactivas de gestión del cambio, para valores de datos de referencia, datos maestros y metadatos.

Como has podido comprobar, basar tu negocio en datos no es una tarea fácil. Esto exige controlar no sólo el tema tecnológico y humano, sino también crear unos procesos claros que permitan que esa ventaja competitiva que puede tener tu empresa, sea verdaderamente aprovechada y útil para el negocio.

El gobierno de datos es fundamental para no perder el tiempo y no incurrir en errores que compliquen la cultura del dato de tu empresa. ¿Necesitas que te ayuden en este aspecto? En Artyco llevamos trabajando con datos desde hace décadas, habiendo creado un sistema de gobierno que te puede ayudar a afrontar con éxito cualquier reto que te plantees. ¿Hablamos?